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Ein Absageschreiben ist kein Motivationsseminar

Einige Unternehmen erhalten pro Jahr Bewerbungen in sechsstelliger Zahl. Für die wenigsten Bewerber sind jedoch Stellen verfügbar. Deshalb erreichen Absageschreiben direkt eine riesige Zahl von Menschen. Für diese Menschen besitzen besitzen sie eine sehr große emotionale Bedeutung. Jedes Absageschreiben enttäuscht, bringt im Extremfall eine berufliche Wunschvorstellung zum Platzen oder rüttelt am beruflichen Selbstbewusstsein. Unternehmen können hier viel Porzellan zerschlagen.

Abgelehnte Bewerber sind nicht einfach die „Falschen“: Unter ihnen befinden sich potenzielle Mitarbeiter von morgen, die einfach zur falschen Zeit gekommen sind. Oder Multiplikatoren für die Arbeitgebermarke, die zwar generell nicht passen, aber viele andere kennen, die passen. Zudem sind abgelehnte Bewerber Kunden oder potenzielle Kunden des Unternehmens. Bewerber differenzieren nicht allzu sehr zwischen dem Unternehmen als Arbeitgeber und dem Unternehmen als Produktanbieter. Stoßen Unternehmen Bewerber in ihrer Korrespondenz vor den Kopf, schädigen sie damit also nicht nur die Arbeitgeber- sondern auch die Produktmarke.

Absageschreiben wie Publikationen behandeln

Aus diesen Gründen sollten Arbeitgeber Absageschreiben besonders ernst nehmen. Zunächst gilt: Jedes Absageschreiben ist wie eine Publikation zu behandeln – entsprechend sorgfältig müssen professionelle HR-Manager/-innen mit Stil, Grammatik und Orthographie umgehen. Zu dieser Sorgfalt gehört auch die Prozessseite: Unternehmen sollten jede, aber auch wirklich jede Bewerbung möglichst zeitnah beantworten.

Die Prozess-Perspektive verlassen

Abgelehnte Bewerber sind nicht einfach aus dem Recruitingprozess aussortierte, erledigte „Fälle“. Jedes Absageschreiben trifft jenseits der Prozess-Funktion eine Aussage über den Arbeitgeber-Absender und gehört somit zu den für das Employer Branding relevanten Kommunikationsformen. Auch im Absageschreiben muss das Unternehmen halten, was die Arbeitgebermarke verspricht. Kontraproduktiv sind blutleere Formschreiben à la „Vielen Dank für Ihre Bewerbung. Leider können wir sie nicht berücksichtigen. Alles Gute, auf Wiedersehen.“

Einen falschen werblichen Ton vermeiden

Dennoch ist ein Absageschreiben keine Imageanzeige. Für die Bewerber bedeutet eine Absage in vielen Fällen eine herbe Enttäuschung. Sie sind für die üblichen Personalmarketingslogans wenig empfänglich und empfinden sie leicht als Hohn. Versatzstücke aus der Imagebroschüre schlagen deshalb eine falsche Saite an. Offen sind abgelehnte Kandidaten hingegen für eine in der Aussage klaren, aber im Ton freundlichen und verbindlichen Stil.

Keine Tschaka-Botschaften verbreiten

Gute Wünsche für die berufliche Zukunft gehören zu einem professionellen Absageschreiben. Besonders bei Azubi-Bewerbungen sollten sich Unternehmen damit große Mühe geben. Sätze wie „aufgrund Ihrer hervorragenden Qualifikation werden Sie sicherlich bald eine geeignete Position/einen geeigneten Ausbildungsplatz finden“ sollten Unternehmen nicht als Standard, nur dann einsetzen. Es gibt einfach Bewerber, die nicht gerade hervorragend qualifiziert sind – und das auch wissen. Auf sie wirkt das vermeintlich freundliche Lob zynisch. Freundlichkeit ist ein wichtiger Hygienefaktor für Absageschreiben, aber auch nicht mehr. Unternehmen sollten aus einem Absageschreiben kein Motivationsseminar machen – das wirkt unglaubwürdig.

AGG-Klippen umschiffen

Auch Absageschreiben sind anfällig dafür, unfreiwillig Indizien für eine Diskriminierung nach AGG zu liefern. Das betrifft vor allem die Begründung einer Absage. Unzulässige Gründe sind Rasse oder ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexuelle Identität. Tabu sind deshalb etwa Formulierungen wie “leider haben wir uns für einen anderen Bewerber entschieden” oder „wir haben uns für eine ältere Bewerberin mit mehr Berufserfahrung entschieden“. Die meisten Juristen empfehlen, im Absageschreiben nicht näher auf die Gründe für eine Absage einzugehen. Falls Sie darauf nicht verzichten möchten: Keine gute Lösung ist es, auf vermeintlich „politisch korrekte“, aber sprachlich unsinnige Formulierungen zu setzen. Beispiel: „Dieses Mal haben wir uns für eine andere Bewerberin/einen anderen Bewerber entschieden.“ Wenn sich das Unternehmen für ein anderes Individuum entscheidet, so hat dieses in den allermeisten Fällen ein eindeutiges Geschlecht. Daran ändert auch das AGG nichts.

Talent-Management Perspektive im Auge behalten

Unternehmen können es sich nicht leisten, viel versprechende Steilvorlagen für eine langfristige Kontaktpflege zu qualifizierten Talenten nicht zu verwandeln. Genau darum geht es bei Bewerbern, die eigentlich prima zum Unternehmen passen, die Sie aber aktuell nicht einstellen können – zum Beispiel wegen eines Einstellungsstopps. Schicken Sie diesen Bewerbern keine Absage, sondern ein „Eisschreiben“ – und nehmen Sie sie in einen Talentpool auf. In Kürze werden Sie solche Kontakte händeringend – und vermutlich vergeblich – suchen.

Übrigens: Für Absageschreiben gilt eine ähnliche Regel wie für Trennungsgespräche: Die wichtigste Botschaft muss gleich zu Anfang fallen. Im Schreiben nach dem Dank für die Bewerbung – oder für das Vorstellungsgespräch.